– PARA GESTÃO
Vender mais é uma preocupação constante de qualquer operação de varejo. Mas existe uma etapa menos visível — e igualmente importante — depois que o cliente passa o cartão ou faz o Pix: administrar bem o dinheiro que entra.
Para uma franquia, isso significa saber quando os recursos estarão disponíveis, conciliar recebimentos e pagamentos, organizar compromissos, acompanhar o fluxo de caixa e evitar que tarefas financeiras consumam um tempo que poderia estar sendo dedicado à gestão do negócio. Para um multifranqueado, que precisa fazer tudo isso em diferentes unidades, a complexidade aumenta.
É por isso que uma gestão financeira eficiente não começa nem termina na conta bancária. Ela percorre um ciclo que vai do momento da venda à disponibilidade e administração dos recursos — e pode se tornar mais simples quando recebimentos, caixa, automação e sistemas de gestão estão conectados.
Receber é só o começo
Uma loja pode vender bem e, ainda assim, enfrentar dificuldades de caixa. Isso acontece porque faturamento e dinheiro disponível não são a mesma coisa. Os recebimentos têm prazos diferentes, enquanto salários, fornecedores, aluguel, impostos e outras despesas obedecem ao próprio calendário.
Em períodos de maior movimento, essa gestão ganha ainda mais importância. Às vésperas da Black Friday e das vendas de fim de ano, por exemplo, aumenta não apenas o potencial de faturamento, mas também a necessidade de acompanhar meios de pagamento, recebíveis e compromissos futuros.
O primeiro passo, portanto, é enxergar o recebimento como parte da gestão financeira — e não como uma etapa isolada da venda. Soluções que conectam meios de pagamento e conta da empresa ajudam a concentrar informações e a dar ao gestor uma visão mais integrada da movimentação financeira.
No BTG Pactual Empresas, por exemplo, o BTG Pay reúne soluções como POS e link de pagamento dentro desse ecossistema. A lógica é simples: quanto menos fragmentado estiver o caminho entre vender, receber e administrar o dinheiro, mais fácil tende a ser acompanhar a operação.
Vender bem não elimina o desafio do caixa
Depois de receber, vem uma pergunta essencial: o dinheiro estará disponível quando a empresa precisar dele?
Uma unidade pode apresentar bom desempenho de vendas e, ao mesmo tempo, enfrentar descasamentos entre as datas em que recebe dos clientes e aquelas em que precisa pagar seus compromissos. É aí que o acompanhamento do fluxo de caixa deixa de ser apenas uma rotina administrativa e se torna instrumento de decisão.
Nesse planejamento, o cartão de crédito PJ também pode ser um aliado, tanto para lidar com o descasamento do fluxo quanto para organizar as despesas corporativas. Ao concentrar gastos empresariais no cartão, o gestor consegue separar essas despesas das pessoais e acompanhar melhor as movimentações. Cartões adicionais também podem facilitar o controle dos gastos realizados por diferentes pessoas da equipe.
Ter previsibilidade permite antecipar períodos de maior necessidade de recursos, planejar pagamentos e avaliar alternativas antes que uma falta momentânea de liquidez se transforme em problema. Dependendo da situação da empresa, a antecipação de recebíveis pode ser uma das ferramentas utilizadas para ajustar esse fluxo.
A centralização da movimentação também ajuda. Concentrar pagamentos, transferências e recebimentos reduz a dispersão das informações e facilita a leitura do caixa. Mais do que saber quanto há na conta hoje, o objetivo é conseguir enxergar o que deverá entrar e sair nas próximas semanas.
“Uma boa gestão financeira não olha apenas para quanto a empresa vende, mas para todo o caminho que o recurso percorre depois da venda. Quanto maior a visibilidade sobre recebimentos, compromissos e disponibilidade de caixa, melhores são as condições para o franqueado planejar a operação e tomar decisões”, afirma Patrícia Piza, diretora-executiva de Recebíveis do BTG Pactual Empresas.
Automatizar para deixar de administrar manualmente
Pagamentos, cobranças, folha e conciliação fazem parte da rotina de qualquer empresa. O problema surge quando tarefas recorrentes dependem de controles manuais, planilhas paralelas e da lembrança de alguém para acontecer.
Individualmente, cada atividade pode parecer pequena. Somadas, elas consomem horas de trabalho e aumentam a possibilidade de erros. Para quem administra várias unidades, a repetição multiplica o problema.
Automatizar essas rotinas significa deslocar o tempo do gestor da execução para a análise: em vez de conferir manualmente se determinado processo aconteceu, ele pode se concentrar em entender os números e decidir o que fazer a partir deles. No BTG Pactual Empresas, são mais de 50 tarefas automatizadas disponíveis. Entre elas está o Extrato Contador: o empresário cadastra o e-mail do contador uma única vez e, a partir daí, o extrato é enviado automaticamente no primeiro dia de cada mês, sem a necessidade de lembrar do envio ou disponibilizar um acesso específico à conta. Outras automações permitem, por exemplo, salvar comprovantes de pagamentos e criar relatórios com os gastos no cartão de crédito.
Essa mudança se torna especialmente relevante à medida que o negócio cresce. Processos que funcionavam quando o franqueado tinha uma ou duas lojas podem deixar de funcionar quando ele passa a administrar cinco, dez ou dezenas de unidades. A estrutura financeira também precisa acompanhar a escala.
Quanto menos sistemas paralelos, melhor
Existe ainda outra fonte de ineficiência: sistemas que não conversam entre si.
Imagine que uma informação já registrada no ERP precise ser digitada novamente no ambiente bancário — ou que dados financeiros precisem ser transferidos manualmente de um sistema para outro. Além de consumir tempo, esse processo abre espaço para erros.
É nesse ponto que entram as APIs. Apesar do nome técnico, a ideia é relativamente simples: elas permitem que diferentes sistemas troquem informações entre si. Na prática, uma integração entre o banco e o ERP pode eliminar etapas manuais e fazer com que processos financeiros aconteçam dentro do próprio fluxo de gestão da empresa.
O BTG Pactual Empresas oferece integrações desse tipo, inclusive com sistemas de gestão empresarial. Mas, para o franqueado, a tecnologia em si não precisa ser a protagonista. O que importa é o resultado operacional: menos retrabalho, menos processos paralelos e uma gestão financeira mais integrada.
Para multifranqueados, essa lógica ganha outra dimensão. À medida que novas unidades são incorporadas, multiplicam-se contas, pagamentos, recebimentos e informações que precisam ser acompanhadas. Se cada loja depender de controles isolados e tarefas manuais, a complexidade cresce junto com a empresa.
Simplificar a gestão financeira, portanto, significa olhar para o percurso completo do dinheiro dentro da operação e identificar onde existem fragmentação, tarefas repetitivas e falta de visibilidade.
Nesse sentido, a pergunta deixa de ser apenas ‘quanto minha franquia vende?’ e passa a incluir outra igualmente importante: ‘o que acontece com esse dinheiro depois que a venda é feita?’
4 hábitos para adotar agora:
- Olhe além do saldo de hoje: Acompanhe as entradas e saídas previstas para as próximas semanas. Vender bem não garante disponibilidade de caixa no momento em que os compromissos vencem.
- Mapeie o que ainda é feito manualmente: Liste pagamentos, cobranças, folha, conciliação e outras tarefas financeiras recorrentes. Se uma atividade é repetitiva e segue regras definidas, vale avaliar se pode ser automatizada.
- Identifique informações que são digitadas mais de uma vez: Dados transferidos manualmente entre banco, ERP, planilhas e outros sistemas consomem tempo e aumentam a possibilidade de erro. Integração deve servir para eliminar essas etapas.
- Revise os processos sempre que a operação ganhar escala: O controle financeiro que funcionava para uma loja pode não funcionar para cinco ou dez. A cada nova etapa de expansão, pergunte se os processos, sistemas e rotinas financeiras continuam adequados ao tamanho da operação.
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